Microsoft Word’de Rapor Yaz (Taktikler)

Amaç Belirle

Rapora başlamadan önce, ilk olarak neden yazdığınızı bilmelisiniz. Teknik bir süreci tanımlamak, arka plan bilgilerini paylaşmak veya bir projedeki ilerlemeyi göstermek için hazırlanabilir.

Örnekleme Karar Ver

İkinci önemli husus, hedef kitlenizi oluşturmaktır. Ne hakkında konuştuğunu anlayabilecekler mi? Raporu okuyacak farklı seviyelerde okuyucular var mı? Okuyucunun konuyla ilgili bilgisi, eklemeniz gereken bilgileri büyük ölçüde etkileyecektir.

Konuyu Netleştir

Ne hakkında konuştuğunu biliyor olmalısın. Bu nedenle, konuyu araştırın ve amacınızı kanıtlamak için ilgili tüm bilgileri ekleyin. Kişisel görüşlere değil gerçeklere dayalı bir sonuca vardığınızdan emin olun. Bilgiler doğru, güncel ve iyi referanslandırılmış olmalıdır. Ayrıca amacınızı desteklemek için dergiler, gazete makaleleri, kitaplar, web siteleri, broşürler, ham veriler, yıllık raporlar ve konuşmalar gibi çeşitli kaynakları kullanın. sitelere bağlı kalmayın.

Raporun Ana Hatlarını Çıkar

Araştırmayı yaptınız, yazılmayı bekleyen bir ton bilgi var. Baştan sona hızlıca gezinmenize yardımcı olacak, ara noktaların şeması olacak raporun son taslağını hazırlayın. Örneğin:

Giriş sayfası
İçindekiler
Tanıtım
Özeti
Raporun Gövdesi
Çözüm
Öneriler
Ekler
Bibliyografya ve Referanslar

Düzenleme ve Bitirme

Raporunuzu yapılandırdıktan sonra, başlıkları içerikle doldurmanın zamanı geldi. İlk önce yazım ve dil bilgisine aldırış etmeyin, düzenlersiniz. Fikirlerinizi sunmaya ve destekleyici kanıtlar kullanmaya odaklandığınızdan emin olun. Argümanınızın ana hatlarını çizin ve ana fikirlerinizi ortaya koyan birkaç cümle yazın. Alıntı yapmaya değer bir şey bulursanız, alıntı yapın.

Metnin genelini yazınca baştan sona dikkatle okuyun “Bu bilgi şunu gösteriyor…”, “Başka bir deyişle…”, “Benzer şekilde…” gibi geçiş sözcükleri ile okuyucunun anlamasına rehberlik ettiğinizden ve ilgili ve önemli noktaları vurguladığınızdan emin olun.

Son olarak, düzeltme aşamasında okunaklılığı, dilbigisi ve sadeliği ile ilgili tüm bilgileri ve mantıksal akışını iki kez kontrol etmek için zaman ayırın.

Kontrol Listesi

Son olarak sizlere şöyle bir liste hazırladım bakarak son kontrolleri yapabilirsiniz.

Başlık, Adınız, Tarih, Raporun kime ait olduğu ve raporun ne hakkında olduğuna dair olası bir açıklama ile başlık sayfasını tamamladı.
İçindekiler sayfası uygun başlıklara sahiptir ve sayfa numaraları doğrudur.
Giriş bölümünün kilit noktaları, raporun kapsamını ve ulaşmak istediği hedefi kapsadığından eminsiniz.
Tabloların üstüne ve resimlerin/grafiklerin altına başlıklar eklediniz.
Raporun içeriği, bilgileri açık, mantıklı, gerçeğe dayalı, konuyla ilgili mi, konuya uygun bir şekilde sunuluyor mu?
Sonuç, sonuçları belirtiyor mu, ana fikri yeniden ifade ediyor mu ve herhangi bir yeni bilgi içermiyor mu?
Başlıklar ve alt başlıklar açıkça etiketlenmiş mi?
Alıntılarla ilgili, güncel ve doğru referans verilmiş mi? Formatı doğru mu? (apa)

Rapor Yazma için Faydalı Bazı Microsoft Word Özellikleri

Özel Yapıştır’ı kullanın

Çoğumuz için, Word’e metin veya resim kopyalamamız gerektiğinde, CTRL+V kısayolu gayet iyi. Ancak bazen kopyalanan verileri resim olarak Excel verileri gibi başka bir biçime yapıştırmak isteyebiliriz. Özel Yapıştır komutuyla , başka bir programdan Word’e bir resim, sunum verisi, tablo veya nesne yapıştırdığınızda biçimi atabilir veya biçimi belirtebilirsiniz.

Microsoft Excel’de: Kopyalamak istediğiniz hücreleri seçin ve vurgulayın > CTRL+C’ye basın.

Microsoft Word’de: Ana Sayfa > Yapıştır > Özel Yapıştır seçeneğine gidin . Özel Yapıştır’ı seçin ve iletişim kutusundan Microsoft Office Excel Çalışma Sayfası Nesnesi’ni seçin .

Düzen ve Tasarım

Bir raporun sunumu, ilk etapta birinin bir raporu okumasını sağlayan şeydir ve bu nedenle raporunuzun iyi sunulması çok önemlidir. Okumak için dört rapor seçeneğiniz olsaydı, hangisini seçerdiniz?

El yazısıyla yazılmış bir rapor.
Siyah beyaz basılmış bir belge.
Normal A4 kağıda renkli olarak basılmış bir rapor.
Renkli basılmış, akılda kalıcı bir başlık sayfası olan, düzgünce sınırlandırılmış ve sade bir rapor mu?

4 diyorsun dimi… İyi tasarlanmış bir raporun okunması daha kolaydır. Okumak için zamanınız olmadığında hızlıca gözlerle taramak da daha kolaydır. Bu yüzden üstbilgi ve altbilgilerinize ve farklı stil ve temalara biraz zaman ayırmanız gerekiyor.

Bir Kapak Sayfasıyla Başlayın
İçindekiler Tablosu Yap
Üstbilginizi ve Altbilginizi Oluşturun
Sayfa Numaraları Ekle

Doğru Yazı Tiplerini Seçin
Paragrafların Stilini Oluşturun
Stilleri ve Temaları Kullanın
Altyazılar
Sayfa Kenarlıkları ile Süsleyin

1. Bir Kapak Sayfasıyla Başlayın

İlk sayfa, okuyucunuzla ilk temas noktasıdır. Aynı zamanda olumlu bir izlenim bırakmak için bir fırsattır.

Ekle > Sayfa Grubu > Kapak Sayfası’na gidin .

2. İçindekiler Tablosu Yapın

Referanslar sekmesinin altında, anahatlarınızı alan ve sizin için tasarlayan bir İçindekiler Tablosu otomatik aracı vardır. Ayrıca, bir şeyi değiştirmek istediğinizde kolayca güncel tutabilirsiniz. Üstbilginizi ve Altbilginizi Oluşturun Ekle’yi seçin , ardından gruptan Üstbilgi veya Altbilgi’yi seçin. Yerleşik galeri, aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli seçenekleri gösterir.

4. Sayfa Numaraları Ekleyin

Sayfa numaraları en iyi alt bilgide görünür (yukarıdaki resimdeki gibi üst bilgiden farklı olarak). Ekle > Sayfa Numarası düğmesinden temel bir sayfa numarası ekleyebilirsiniz . Ayrıca , üst bilgi ve alt bilgiyi eklediğinizde görünen Tasarım sekmesinden de ekleyebilirsiniz.

Doğru Yazı Tipini Seçin ve Stillendirin

Tüm yazı tipi seçenekleri Ana Sayfa sekmesinde mevcuttur. Ana Sayfa > Yazı Tipi seçeneğine gidin .Baskerville ve Georgia, aşırı kullanılmış Times New Roman’a iyi birer alternatiftir.

Paragrafları Stillendirin

Ana Sayfa > Stiller’e gidin . Değiştirmek istediğiniz stile sağ tıklayın ve Değiştir’i seçin . İletişim kutusunun altındaki Biçim > Paragraf’a tıklayın . Şimdi paragrafın aralığını, girintisini ve hizalamasını değiştirin. Diyalogları kapatmak için Tamam’a tıklayın .

Raporunuzu Sonlandırın

Şimdi, raporu yetkisiz değişikliklerden ve intihalden korumak için güvenlik önlemlerini almalısınız. Bu güvenlik önlemleri, elektronik dosyanızı paylaşmadan önce ekstra bir özgünlük düzeyi sağlayacaktır.

İmzalar

Belgede, imlecinizi imza satırı oluşturmak istediğiniz yere getirin.

1. Ekle > Metin grubu > İmza Satırı’na gidin ve Microsoft Office İmza Satırı’na tıklayın .

Filigran Ekle

1. Tasarım > Sayfa Arka Planı’na gidin ve Filigran’ı seçin . Filigran düğmesi yalnızca Yazdırma görünümünde etkinleştirilecektir.

Belgeleri “Salt Okunur” Yapın

Bir belgeyi korumanın üç yolu vardır.

İlk olarak — Belgenizi “salt okunur” yapın.

Bu, belgenizin yalnızca okunabilmesini sağlar. Düzenlemelerin önüne geçer.

1. Dosya sekmesi > Bilgi > Belgeyi Koru > Son Olarak İşaretle’ye gidin.

İkinci — Belgenizi Parolayla Koruyun.

Bir parola engeli ile belgenizi istenmeyen düzenlemelerden koruyun.

1. Belgeyi Koru altında, Parola ile Şifrele’yi seçin . Bir parola yazın ve Tamam’ı tıklayın .

Raporunuz hazır. Bir başka yazımızda diğer office uygulamalarını da ele alacağım. Beğendiyseniz beğenerek ve yorum yaparak bunu bize gösterebilirsiniz.